Perjalanan Dinas - Administrasi Humas & Keprotokolan

                    PERJALANAN DINAS

A.     Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan : Suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat

Dinas  : Melakukan tugas, kewajiban

Perjalanan Dinas : Suatu kegiatan pimpinan bepergian ke suatu tempat-tempat tertentu dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan/kewajiban kantor.

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.

B.      Macam-Macam Perjalanan Dinas

1.      Berdasarkan wiayah

a.      Perjalanan dinas domestic

Perjalanan dinas pimpinan hanya lingkup dalam negeri

a.    Perjalanan bisnis antarkota dalam satu provinsi

b.    Perjalanan bisnis antarprovinsi

b.      Perjalanan dinas internasional

Perjalanan dinas pimpinan ke luar negeri

2.      Berdasarkan transportasi yang digunakan

a.      Perjalanan dinas lewat darat

Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api.  Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan relative dekat.  Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.

b.      Perjalanan dinas lewat laut

Perjalanan dinas lewat laut dilakukan dengan menggunakan kapal apabila tersedia waktu yang panjang atau tidak mendesak.

c.       Perjalanan dinas lewat udara

Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat trasportasi pesawat udara.  Bila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena relative lebih ekonomis. 

C.      Peran Sekretaris Dalan Perjalanan Dinas

Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :

1.      Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.

2.      Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.

3.      Mengatur tanggal keberangkatan.

4.      Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).

5.      Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.

6.      Mempersiapkan keperluan keuangan.

D.     Daftar Perjalanan (Itinerary)

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan pimpinan selama perjalanan.Sekretaris dapat bekerja sendiri, tetapi tetap melakukan konfirmasi dengan pimpinan tentang segala sesuatu yang harus dipersiapkan.  Hal ini perlu dilakukan karena biasanya pimpinan memiliki keinginan, pemikiran, dan rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.

Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal sebagai berikut :

1.      Waktu keberangkatan : hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.

2.      Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk perjalanan ke luar negeri.

3.      Jangka waktu perjalanan bisnis : jumlah hari/minggu/bulan.

4.      Jenis transportasi yang digunakan.

5.      Tujuan perjalanan bisnis.

6.      Kapan selesai atau tiba kembali

Kegunaan daftar perjalanan bisnis

Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan bisnis, yaitu :

1.        Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan bisnis.

2.        Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.

3.        Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani administrasi pimpinan selama pimpina tidak di tempat.

Contoh 1

ITINERARY Cincinnati, Washington, Philadelphia, New York June 22-26, 2006 Tuesday, June 22 6:10 p.m.          Leave Cincinnati –Union Station on National Limited. Car D12,Lower 9. Your Ticktes are in your letter case. Wednesday, June 23 7:40 a.m           Arrive Washington –Union Station. Reservation at the Carlton Hotel. 10:00 a.m.        Appointment with James C. Richardson at his office, 236 Fourteenth Street. Contract in your portfolio. 12:30 p.m.        Luncheon engagement with Mr. Walters at The Mayflower

Contoh 2:

DAFTAR PERJALANAN Selasa, 25 Pebruari 2006 08.00        Berangkat dari kantor (dengan mobil perusahaan KT. 4375 DD) 12.00        Tiba di bandara Sepinggan 12.15        Berangkat dengan Merpati (MA-741) ke Jakarta 13.00        Tiba di bandara Soekarno Hatta Cengkareng Jakarta 14.00        Dijemput Nona Ponirah menuju Hotel Hilton (menggunakan                  mobil Perusahaan) Rabu, 26 Pebruari 2006 09.00         Pertemuan dengan Presiden Direktur di ruang lobi hotel 11.00         Pertemuan dengan Mr. Ajimoto selaku mitra usaha 13.00         Rapat komisaris Kamis, 27 Pebruari 2006 09.00         Pertemuan dengan Mrs. Peny dari Philipp Ralin Electronics 11.00         Acara ramah tamah dan makan siang dengan relasi 13.30         Tiba di bandara Soekarno Hatta 14.15         Menuju Ke Balikpapan dengan pesawat Garuda

E.      Dokumen - Dokumen Untuk Perjalanan Dinas 

Dokumen perjalanan dinas adalah keterangan - keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis atau perjalanan dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan. 

Jenis Dokumen Untuk Perjalanan Dinas

1.      Dokumen Internal

Dokumen internal merupakan dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan/kakntor tempat seseorang bertugas. Contoh dari dokumen Internal ini adalah.

a.      Surat Tugas

Surat Tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang bawahan untuk melakukan pekerjaan tertentu.

b.      Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )

Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada bawahan untuk melaksanakan perjalanan dinas.

2.      Dokumen Eksternal

Dokumen Eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini biasanya berbeda-beda, tergantung kebutuhan dan daerah tujuan dalam perjalanan bisnis.

a.      Paspor (Passport)

Paspor adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor  untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

 Macam-macam paspor

Ada bermacam-macam paspor, antara lain :

1.      Paspor Biasa ( normal passport )

Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

2.      Paspor dinas

Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

3.      Paspor diplomatic

Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

4.      Paspor khusus

Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.

1)      Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor antara lain :

a)      Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

b)      Kartu Keluarga ( KK )

c)      Ijazah pendidikan terakhir

d)      Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai

e)      Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )

f)       Akta kelahiran

g)      Surat tugas dari instansi terkait

2)      Pasppor berisi data antara lain :

b)      Nomor  paspor

c)      Nama pemegang paspor

d)      Jenis kelamin

e)      Kewarganegaaan

f)       Tempat dan tanggal lahir

g)      Tanggal dikeluarkannya paspor

h)      Tanggal masa berlaku paspor

i)        Kantor yang mengeluarkan paspor

j)        Foto diri pemegang paspor

k)      Alamat

l)        Lembar untuk exit permit atau visa

3)      Cara mendapatkan paspor

Anda mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan diatas ke kantor imigrasi setempat. Untuk wilayah Kabupaten Purbalingga untuk bisa membuat pasport bisa datang ke kantor imigrasi di Kabupaten Cilacap maupun Wonosobo.

b.      Visa

Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataannegara yang bersangkutan. Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.
Macam-macam visa :

1)      Visa untuk wisatawan (visitor authorization)

2)      Visa untuk para pelajar (student authorization)

3)      Visa untuk pegawai (employment authorization)

c.       Yellow Card

Yellow Card yaitu surat keterangan kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas kessehatan yang menerangkan bahwa pemegang kartu tersebut dinyatakan bahwa pemegang kartu tersebut dinyatakan sehat / tidak mengidap jenis penyakit apapun.

Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional (International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.

d.      KTP

Identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang sah yang diterbitkan oleh Instansi Pelaksana yang berlaku diseluruh Negara Kesatuan Republik Indonesia. KTP wajib dimiliki oleh setiap penduduk yang telah berusia 17 tahun keatas, atau telah kawin/pernah kawin.

e.      Tiket

Adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor  untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

f.        Paspor

Adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dari suatu negara yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar Negara.

Paspor berisi biodata pemegangnya, yang meliputi antara lain, foto pemegang, tanda tangan, tempat dan tanggal kelahiran, informasi kebangsaan dan kadang-kadang juga beberapa informasi lain mengenai identifikasi individual. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor  untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

g.      Fiskal

Merupakan biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.